PENGELOLAAN BUKTI TRANSAKSI

PENGELOLAAN BUKTI TRANSAKSI 

PENGELOLAAN BUKTI TRANSAKSI
A.    PENYIAPAN BUKTI TRANSAKSI
Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk menyiapkan bukti transaksi:
1.    Formulir bukti transaksi
2.    Alat tulis (kertas, pensil, bolpoint, penghapus, penggaris)
3.    Mesin tulis (ketik) manual atau elektronik
4.    Alat hitung seperti mesin hitung manual atau elektronik
B.    ANALISIS BUKTI TRANSAKSI
1.    Karakteristik keabsahan transaksi
Karakteristik atau cirri-ciri keabsahan bukti transaksi adalah memenuhi
a.    Keabsahan formil, dalam arti transaksi dilakukan melalui prosedur formal yang ditunjukkan dalam bukti transaksi dengan tanda tangan pihak-pihak yang terkait dan mempunyai kewenangan untuk melakukan transaksi yang bersangkutan.
b.    Keabsahan materiil, dalam arti perhitungan nilai uang yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan dilakukan dengan benar sehingga menghasilkan jumlah uang yang seharusnya.
2.    Kegiatan analisis bukti transaksi
a.    Bukti transaksi suatu perusahaan dibedakan menjadi 2:
·    Bukti intern: bukti transaksi yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga yang dijadikan sumber dan dokumen pencatatan oleh perusahaan biasanya lembar kedua (copy), sementara yang asli diserahkan kepada pihak luar yang terkait.
·    Bukti ekstern: bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak luar yang membuat dan mengeluarkan bukti transaksi yang bersangkutan.
b.    Analisis bukti transaksi meliputi kegiatan:
·    Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi
·    Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan atau tidak.
·    Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang.
·    Menentukan kaun-akun buku besar dan jumlah rupiah yang harus di debet dan di kredit sebagai akibat terjadinya transaksi.
C.    PENYIMPANAN BUKTI TRANSAKSI
Pada jurnal dan buku besar, transaksi yang sudah dicatat diarsipkan dengan pengelompokan sebagai berikut:
1.    Kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip faktur penjualan.
2.    Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur faktur pembelian.
3.    Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti transaksi penerimaan uang (kas).
4.    Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti transaksi pengeluaran kas.
5.    Kelompok dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya (transaksi intern).
D.    JENIS-JENIS BUKTI TRANSAKSI
1.    Kuitansi    : bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.
2.    Cek     :    surat perintah kepada bank dari orang yang menandatanganinya, untuk membayarakan sejumlah uang yang tertulis di dalam cek kepada orang yang namanya ditulis dalam cek.
3.    Bilyet giro    :    surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke dalam rekening yang namanya tertulis dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain.
4.    Faktur    :    bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dengan pembayaran kredit
5.    Nota kontan    :    bukti transaksi pembelian atau penjualan tunai.
6.    Nota kredit/debet    :    bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit (retur penjualan), atau pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitasnya yang tidak sesuai dengan pesanan.
7.    Bukti memorial    :    bukti transaksi intern dalam bentuk memo dari pejabat dalam perusahaan kepada bagian akuntansi, untuk mencatat suatu peristiwa atau keadaan yang sifatnya intern.
II.    PENGELOLAAN BUKU JURNAL
A.    PERSIAPAN PENGELOLAAN BUKU JURNAL
1.    Peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan buku jurnal
a.    Bukti transaksi yang telah dinyatakan abash
b.    Buku jurnal baik jurnal umum maupun jurnal khusus
c.    Alat tulis kantor (kertas, pensil, bolpoin, penghapus, penggaris)
d.    Alat hitung baik manual maupun elektronik
e.    Formulir laporan
2.    Identifikasi data transaksi
Data yang harus ada untuk kepentingan akuntansi meliputi:
a.    Nama debitor kepada siapa barang dijual
b.    Jenis, tipe barang yang dijual
c.    Kuantum (banyaknya) satuan barang yang dijual
d.    Harga satuan barang yang dijual
e.    Jumlah rupiah harga barang, PPN dan jumlah rupiah terhutang
B.    PENCATATAN TRANSAKSI DALAM BUKU JURNAL UMUM
1.    Transaksi perusahaan
·    Transaksi-transaksi yang umumnya terjadi dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut:
a.    Penerimaan setoran modal dari penanam modal (pemilik).
b.    Pembelian peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam pelaksanaan aktivitas usaha perusahaan.
c.    Penjualan barang atau jasa.
d.    Penerimaan tagihan (piutang) dari debitor.
e.    Pembayaran hutang kepada kreditor.
f.    Pembayaran beban-beban
·    Transaksi yang menyangkut pihak ekstern perusahaan disebut transaksi ekstern. Sementara trnsaksi dalam bentuk keadaan yang timbul dalam perusahaan dan harus dicatat sehubungan dengan penerapan konsep (azas) akuntansi yang lazim disebut transaksi intern.
2.    Pencatatan transaksi dalam buku jurnal
·    Bentuk standar buku jurnal yang digunakan:
Tanggal    Nomor
Bukti    Akun    Ref    DEBET    KREDIT
·    Mencatat transaksi dalam jurnal adalah mencatat penambahan atau pengurangan saldo akun yang terkait dengan cara mendebet atau mengkredit akun yang bersangkutan.
·    Akun-akun yang digunakan dalam perusahaan dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu: aktiva, kewajiban, ekuitas, penghasilan, dan beban.
·    Posisi akun-akun aktiva dalam neraca adalah debet.
·    Posisi akun-akun kewajiban dan ekuitas dalam neraca adalah di sisi kredit.
·    Sifat akun-akun penghasilan dan beban berhubungan denganpengaruhnya terhadap ekuitas. Akun ekuitas di debet jika terjadi pengurangan dan di kredit jika terjadi penambahan. Terjadinya penghasilan dicatat di sisi kredit akun penghasilan.
·    Pengaruh transaksi terjadinya beban mengakibatkan terjadinya pengurangan terhadap ekuitas. Terjadinya beban dicatat debet akun beban.
3.    Rekapitulasi jurnal umum
·    Posting data jurnal umum bias dilakukan tiap pos jurnalpada tanggal terjadi transaksi, bisa juga secara periodik misalnya tiap hari kerja, tiap akhir minggu atau tiap akhir bulan. Secara periodik, data jurnal untuk suatu periode tertentu dibuat lebih dahulu ikhtisar (rekapitulasi).